Negosiasi

DALAM usaha untuk memenangkan persaingan, sangat diperlukan keahlian untuk melakukan negosiasi. Apalagi, jika menyangkut bisnis. Sebab, makin pandai Anda dalam bernegosiasi maka akan semakin efisien dan efektif, sehingga akan menghasilkan buah yang menguntungkan.

Begitu juga dalam berjualan salah satu kemampuan yang cukup penting yang harus Anda miliki adalah bagaimana Anda bernegosiasi dengan partner bisnis atau calon prospek Anda.

Berikut akan saya jelaskan di dalam artikel ini bagaimana caranya melakukan negosiasi yang baik dan memiliki kemungkinan berhasil jauh lebih tinggi dibandingkan tanpa strategi. Hal yang harus Anda lakukan adalah:

1. Harus Win-Win.Pada saat melakukan penawaran, pastikan lawan Anda menang terlebih dahulu, kemudian baru Anda menang. Karena ketika memastikan orang lain menang, mereka akan dengan senang hati memberikan apa yang Anda inginkan.

2. Mintalah.Meminta adalah hal yang harus dilakukan dalam bernegosiasi, buatlah pernyataan apa saja yang Anda harapkan bisa didapat dari calon prospek Anda. Jangan menunggu mereka yang membuatkan pernyataan untuk Anda.

3. Buat Orang Menyukai Anda.Sebelum bernegosiasi, buatlah orang tersebut menyukai Anda terlebih dahulu. Karena ketika Anda sudah masuk ke zona nyaman dari lawan prospek Anda, untuk bernegosiasi meminta apa yang Anda inginkan akan jauh lebih mudah. Cara ini bisa dimulai dengan bertanya apa hobi Anda, atau makanan favorit, apapun topik di luar negosiasi Anda.

4. Pada saat mau menawarkan pastikan ada WHY.Riset membuktikan ketika Anda menggunakan alasan dalam meminta sesuatu, maka tingkat orang yang mengiyakan permintaan Anda akan meningkat hingga 3x lipat. Jadi buatlah alasan mengapa Anda harus mendapatkan apa yang Anda mau.

5. Never kill.Jangan mengakhiri negosiasi dengan dead-end strategy maksudnya sudah bulat hasil dari negosiasi, pakailah strategi "selesai bersyarat", misalkan "harganya segini sudah cocok, tapi nanti istri saya yang menentukan suka atau tidaknya pemandangan dari unit ini".

6. Tanyakan berapa paling minim.
Setiap orang dalam bernegosiasi pasti sudah ada angka minimal yang harus mereka capai dalam meeting tersebut, Anda bisa langsung menanyakan, berapa terendah yang bisa mereka berikan untuk Anda.

7. Harus tahu tujuan Anda.
Nah, menyambung dari poin yang sebelumnya, jangan sampai Anda yang tidak tahu angka atau hasil apa yang Anda harapkan, set kemungkinan terbaik dan set kemungkinan terburuk dari hasil pencapaian negosiasi ini.

8. Buat Kompetisi.
Ketika dihadapkan dengan kompetisi, yakni yang mau mengambil penawaran Anda lebih dari 1, biasanya mereka akan berkompetisi sendiri untuk menurunkan harga dari produk/jasa mereka.

9. Negosiasi dengan orang yang tepat.
Nah, semua cara di atas akan menjadi kurang berguna ketika Anda bernegosiasi dengan orang yang bukan "decision maker" (mempunyai hak untuk mengambil keputusan) selalu cari tahu siapa yang memegang peranan penting dalam hal menyetujui hasil negosiasi. ( Tung Desem Waringin)

Sebenarnya negosiasi sering kita temukan dalam kehidupan sehari-hari. Negosiasi dapat diartikan sebagai proses tawar-menawar untuk meloloskan keinginan kita untuk mencapai kesepakatan. Dari pengertian itu bisa dilihat ada beberapa komponen yaitu :

• ada 2 pihak yang melakukan negosiasi, apakah itu perorangan, tim, atau mewakili lembaganya.
• terjadi proses tawar menawar
• tujuan

Beberapa contoh sederhana negosiasi antara lain :

• di tawar menawar harga di pasar biasanya yang wanita sering melakukannya
• melobi dosen ketika telat masuk kuliah.
• lobby dalam sebuah forum, dll

Beberapa pertimbangan dalam melakukan negosiasi.

1. Persiapan, hal ini wajib dilakukan, misalnya memahami apa tujuan yang kita ingin capai, apa alternatif jika terjadi A, B dan C.2. Mengetahui lawan negosiasi, sehingga kita mengetahui cara menberikan strategi dalam negosiasi. Ketika mengajukan proposal ke perusahaan tanpa membaca proposal dulu, tentunya kita akan semakin dijatuhkan oleh perusahaan itu. Termasuk persiapan penampilan.
2. sering2 bertanya untuk mengeksplor keinginan dari lawan kita, dengan demikian kita memiliki siasat yang jitu untuk memenuhi keinginan kita. semisal : “Bapak sendiri melihat mahasiswa keinginannya seperti apa?”, dengan jawaban yang diberikan kita bisa memberikan timpalan, “yah, mahasiswa seperti itu juga yang kita inginkan mengapa kami mengadakan kegiatan ini”
3. Memberikan tawaran yang maksimal atau minimal mungkin, misalnya sebagai pembeli, harus menawar harga serendah-rendahnya, dan jika sebagai penjual, menjual dengan harga yang setinggi-tingginya.
4. Menggunakan kekuatan yang ada, misalnya dalam hal melobi pihak rektorat untuk tetap mengadakan pengkaderan di kampus “di belakang kami ada 15.ooo mahasiswa yang mendukung kami tetap melaksanakan pengkaderan ini”.
5. Menyakinkan sebaiknya menggunakan angka seperti yang saya sebutkan di contoh di point sebelumnya agar lebih menyakinkan.
6. Menggunakan identitas yang bisa membuat lawan bicara kita menjadi takluk, semisal “Kami adalah mahasiswa  salah satu kampus terbaik di Indonesia”
7. Selalu mempunyai ide2 tawaran semisal ke perusahaan minta sponsor, jangan selalu mintanya uang, tapi kan bisa berupa barang, mechandise, media publikasi, atau pun komunikasi.
8. Selalu bersahabat, jadi akan menuju suatu pencapaian keputusan yang mudah. Jika sama-sama ngotot yang masing-masing akan tidak mendapatkan hasil dari negosiasi.

Hal yang perlu disadari dalam bernegosiasi adalah kejujuran karena memiliki peran penting dalam keberlangsungan kerjasama negosiasi itu. Memang negosiasi itu bisa saja berarah ke hal yang positif atau malah menjadi negatif, misalnya menggunakan ancaman setelah tidak dapat mendapatkan keputusan yang diinginkan. Semisal “Jikalau kamu tidak mau menikahi saya, saya bunuh diri saja”, hahaha itu negosiasi yang sudah menggunakan ancaman segala.
Ada lagi tempat negosiasi, kalau perusahaan-perusahaan besar biasanya tempat-tempat eksklusif menjadi tempat yang baik untuk negosiasi seperti di lapangan golf atau di hotel. Tergantung lagi seberapa tingkat kepentingan dari negosiasi yang kita ajukan.

Tahapan-tahapan dalam bernegosiasi
1. Perkenalan dan basa-basi lainnya, semisal apa kabar? gimana hari ini? perusahaannya makin mantap saja.
2. Menyampaikan keinginan
3. tawar-menawar
4. mencapai keputusan
5. Deal

Dan hasil dari negosiasi bisa berupa kemenangan di kedua belah pihak, ada yang untung dan ada yang rugi, atau rugi kedua pihak malah, atau negosiasi itu tidak memberikan hasil apapun.

Dari tanya jawab dan diskusi beberapa hal yang kita ketahui :

1. kadang negosiasi tidak bisa didapatkan dalam pertemuan sekali saja, jadi tetap berusaha untuk mendapatkan keinginan kita di pertemuan selanjutnya
2. jangan hanya terhenti dalam proses pertama tawar menawar
3. memberikan kompensasi yang adil, jangan berat sebelah.

Menjadi negosiator yang baik dan terampil memang dibutuhkan keterampilan dan pengalaman, sehingga kuncinya adalah sering berlatih. Dan sekali lagi semua itu hanya teori-teori belaka tanpa mempraktekkannya percuma hanya sia-sia.

Manajemen Konflik

Karena setiap negosiasi memiliki potensi konflik dalam seluruh prosesnya, penting sekali bagi kita untuk memahami cara mengatasi atau menyelesaikan konflik. Untuk menjelaskan berbagai alternatif penyelesaian konflik dipandang dari sudut menang – kalah masing-masing pihak, ada empat kuadran manajemen konflik:
•  Kuadran Kalah-Kalah (Menghindari konflik)

Kuadran keempat ini menjelaskan cara mengatasi konflik dengan menghindari konflik dan mengabaikan masalah yang timbul. Atau bisa berarti bahwa kedua belah pihak tidak sepakat untuk menyelesaikan konflik atau menemukan kesepakatan untuk mengatasi konflik tersebut. Kita tidak memaksakan keinginan kita dan sebaliknya tidak terlalu menginginkan sesuatu yang dimiliki atau dikuasai pihak lain.
Cara ini sebetulnya hanya bisa kita lakukan untuk potensi konflik yang ringan dan tidak terlalu penting. Jadi agar tidak menjadi beban dalam pikiran atau kehidupan kita, sebaiknya memang setiap potensi konflik harus dapat segera diselesaikan.
•  Kuadran Menang-Kalah (Persaingan)

Kuadran kedua ini memastikan bahwa kita memenangkan konflik dan pihak lain kalah. Biasanya kita menggunakan kekuasaan atau pengaruh kita untuk memastikan bahwa dalam konflik tersebut kita yang keluar sebagai pemenangnya. Biasanya pihak yang kalah akan lebih mempersiapkan diri dalam pertemuan berikutnya, sehingga terjadilah suatu suasana persaingan atau kompetisi di antara kedua pihak.
Gaya penyelesaian konflik seperti ini sangat tidak mengenakkan bagi pihak yang merasa terpaksa harus berada dalam posisi kalah, sehingga sebaiknya hanya digunakan dalam keadaan terpaksa yang membutuhkan penyelesaian yang cepat dan tegas.
•  Kuadran Kalah-Menang (Mengakomodasi)

Agak berbeda dengan kuadran kedua, kuadran ketiga yaitu kita kalah – mereka menang ini berarti kita berada dalam posisi mengalah atau mengakomodasi kepentingan pihak lain. Gaya ini kita gunakan untuk menghindari kesulitan atau masalah yang lebih besar. Gaya ini juga merupakan upaya untuk mengurangi tingkat ketegangan akibat dari konflik tersebut atau menciptakan perdamaian yang kita inginkan.
Mengalah dalam hal ini bukan berarti kita kalah, tetapi kita menciptakan suasana untuk memungkinkan penyelesaian yang paripurna terhadap konflik yang timbul antara kedua pihak. Mengalah memiliki esensi kebesaran jiwa dan memberi kesempatan kepada pihak lain untuk juga mau mengakomodasi kepentingan kita sehingga selanjutnya kita bersama bisa menuju ke kuadran pertama.
•  Kuadran Menang-Menang (Kolaborasi)

Kuadran pertama ini disebut dengan gaya manajemen konflik kolaborasi atau bekerja sama. Tujuan kita adalah mengatasi konflik dengan menciptakan penyelesaian melalui konsensus atau kesepakatan bersama yang mengikat semua pihak yang bertikai. Proses ini biasanya yang paling lama memakan waktu karena harus dapat mengakomodasi kedua kepentingan yang biasanya berada di kedua ujung ekstrim satu sama lainnya.
Proses ini memerlukan komitmen yang besar dari kedua pihak untuk menyelesaikannya dan dapat menumbuhkan hubungan jangka panjang yang kokoh . Secara sederhana proses ini dapat dijelaskan bahwa masing-masing pihak memahami dengan sepenuhnya keinginan atau tuntutan pihak lainnya dan berusaha dengan penuh komitmen untuk mencari titik temu kedua kepentingan tersebut.

Negosiasi dengan Hati
Pada dasarnya negosiasi adalah cara bagaimana kita mengenali, mengelola dan mengendalikan emosi kita dan emosi pihak lain. Di sinilah seringkali banyak di antara kita tidak menyadari bahwa negosiasi sebenarnya lebih banyak melibatkan apa yang ada di dalam hati atau jiwa seseorang. Ini seperti gambaran sebuah gunung es, di mana puncak yang kelihatan merupakan hal-hal yang formal, tuntutan yang dinyatakan dengan jelas, kebijakan atau prosedur perusahaan, maupun hubungan atau relasi bisnis yang didasarkan pada hitungan untung rugi.
Sedangkan yang sering dilupakan dalam proses negosiasi adalah hal-hal yang tidak kelihatan, seperti misalnya hasrat, keinginan, perasaan, nilai-nilai maupun keyakinan yang dianut oleh individual yang terlibat dalam konflik atau yang terlibat dalam proses negosiasi. Hal-hal yang di dalam inilah justru seringkali menjadi kunci terciptanya negosiasi yang sukses dan efektif.
Negosiasi sebenarnya melibatkan tiga hal pokok yang kami sebut sebagai Negotiation Triangle, yaitu terdiri dari HEART (yaitu karakter atau apa yang ada di dalam kita yang menjadi dasar dalam kita melakukan negosiasi), HEAD (yaitu metoda atau teknik-teknik yang kita gunakan dalam melakukan negosiasi), HANDS (yaitu kebiasaan-kebiasaan dan perilaku kita dalam melakukan negosiasi yang semakin menunjukkan jam terbang kita menuju keunggulan atau keahlian dalam bernegosiasi).
Jadi sebenarnya tidaklah cukup melakukan negosiasi hanya berdasarkan hal-hal formal, kebijakan dan prosedur, atau teknik-teknik dalam negosiasi. Justru kita perlu menggunakan ketiga komponen tersebut yaitu: karakter, metoda dan perilaku.
Dalam banyak hal, negosiasi justru tidak terselesaikan di meja perundingan atau meja rapat formal, tetapi justru dalam suasana yang lebih informal dan relaks, di mana kedua pihak berbicara dengan hati dan memanfaatkan sisi kemanusiaan pihak lainnya. Karena pada dasarnya selain hal-hal formal yang ada dalam proses negosiasi, setiap manusia memiliki keinginan, hasrat, perasaan, nilai-nilai dan keyakinan yang menjadi dasar bagi setiap langkah pengambilan keputusan yang dilakukannya.


Langkah-langkah Bernegosiasi
Persiapan
Langkah pertama dalam melakukan negosiasi adalah langkah persiapan. Persiapan yang baik merupakan fondasi yang kokoh bagi negosiasi yang akan kita lakukan. Hal tersebut akan memberikan rasa percaya diri yang kita butuhkan dalam melakukan negosiasi. Yang pertama harus kita lakukan dalam langkah persiapan adalah menentukan secara jelas apa yang ingin kita capai dalam negosiasi. Tujuan ini harus jelas dan terukur, sehingga kita bisa membangun ruang untuk bernegosiasi. Tanpa tujuan yang terukur, kita tidak memiliki pegangan untuk melakukan tawar-menawar atau berkompromi dengan pihak lainnya.
Hal kedua dalam persiapan negosiasi adalah kesiapan mental kita. Usahakan kita dalam kondisi relaks dan tidak tegang. Cara yang paling mudah adalah dengan melakukan relaksasi. Bagi kita yang menguasai teknik pemrograman kembali bawah sadar (subconscious reprogramming) kita dapat melakukan latihan negosiasi dalam pikiran bawah sadar kita, sehingga setelah melakukannya berkali-kali secara mental, kita menjadi lebih siap dan percaya diri.

Pembukaan
Mengawali sebuah negosiasi tidaklah semudah yang kita bayangkan. Kita harus mampu menciptakan atmosfir atau suasana yang tepat sebelum proses negosiasi dimulai. Untuk mengawali sebuah negosiasi dengan baik dan benar, kita perlu memiliki rasa percaya diri, ketenangan, dan kejelasan dari tujuan kita melakukan negosiasi. Ada tiga sikap yang perlu kita kembangkan dalam mengawali negosiasi yaitu : pleasant (menyenangkan), assertive (tegas, tidak plin-plan), dan firm (teguh dalam pendirian). Senyum juga salah satu hal yang kita perlukan dalam mengawali sebuah negosiasi, sehingga hal tersebut akan memberikan perasaan nyaman dan terbuka bagi kedua pihak. Berikut ada beberapa tahapan dalam mengawali sebuah negosiasi:
•  Jangan memegang apa pun di tangan kanan anda ketika memasuki ruangan negosiasi;
•  Ulurkan tangan untuk berjabat tangan terlebih dulu;
•  Jabat tangan dengan tegas dan singkat;
•  Berikan senyum dan katakan sesuatu yang pas untuk mengawali pembicaraan.
Selanjutnya dalam pembicaraan awal, mulailah dengan membangun common ground, yaitu sesuatu yang menjadi kesamaan antar kedua pihak dan dapat dijadikan landasan bahwa pada dasarnya selain memiliki perbedaan, kedua pihak memiliki beberapa kesamaan yang dapat dijadikan dasar untuk membangun rasa percaya.

Memulai proses negosiasi
Langkah pertama dalam memulai proses negosiasi adalah menyampaikan (proposing) apa yang menjadi keinginan atau tuntutan kita. Yang perlu diperhatikan dalam proses penyampaian tujuan kita tersebut adalah:

• Tunggu saat yang tepat bagi kedua pihak untuk memulai pembicaraan pada materi pokok negosiasi;
• Sampaikan pokok-pokok keinginan atau tuntutan pihak anda secara jelas, singkat dan penuh percaya diri;
• Tekankan bahwa anda atau organisasi anda berkeinginan untuk mencapai suatu kesepakatan dengan mereka;
• Sediakan ruang untuk manuver atau tawar-menawar dalam negosiasi, jangan membuat hanya dua pilihan ya atau tidak;
• Sampaikan bahwa ”jika mereka memberi anda ini anda akan memberi mereka itu – if you'll give us this, we'll give you that.” Sehingga mereka mengerti dengan jelas apa yang harus mereka berikan sebagai kompensasi dari apa yang akan kita berikan.
• Hal kedua dalam tahap permulaan proses negosiasi adalah mendengarkan dengan efektif apa yang ditawarkan atau yang menjadi tuntutan pihak lain. Mendengar dengan efektif memerlukan kebiasaan dan teknik-teknik tertentu. Seperti misalnya bagaimana mengartikan gerakan tubuh dan ekspresi wajah pembicara. Usahakan selalu membangun kontak mata dengan pembicara dan kita berada dalam kondisi yang relaks namun penuh perhatian.

Zona Tawar Menawar (The Bargaining Zone)
Dalam proses inti dari negosiasi, yaitu proses tawar menawar, kita perlu mengetahui apa itu The Bargaining Zone (TBZ). TBZ adalah suatu wilayah ruang yang dibatasi oleh harga penawaran pihak penjual (Seller's Opening Price) dan Tawaran awal oleh pembeli (Buyer's Opening Offer). Di antara kedua titik tersebut terdapat Buyer's Ideal Offer, Buyer's Realistic Price dan Buyer's Highest Price pada sisi pembeli dan Seller's Ideal Price, Seller's Realistic Price dan Seller's Lowest Price pada sisi pembeli.
Kesepakatan kedua belah pihak yang paling baik adalah terjadi di dalam wilayah yang disebut Final Offer Zone yang dibatasi oleh Seller's Realistic Price dan Buyer's Realistic Price. Biasanya kesepakatan terjadi ketika terdapat suatu overlap antara pembeli dan penjual dalam wilayah Final Offer Zone.

Membangun Kesepakatan
Babak terakhir dalam proses negosiasi adalah membangun kesepakatan dan menutup negosiasi. Ketika tercapai kesepakatan biasanya kedua pihak melakukan jabat tangan sebagai tanda bahwa kesepakatan (deal or agreement) telah dicapai dan kedua pihak memiliki komitmen untuk melaksanakannya.
Yang perlu kita ketahui dalam negosiasi tidak akan pernah tercapai kesepakatan kalau sejak awal masing-masing atau salah satu pihak tidak memiliki niat untuk mencapai kesepakatan. Kesepakatan harus dibangun dari keinginan atau niat dari kedua belah pihak, sehingga kita tidak bertepuk sebelah tangan.
Karena itu, penting sekali dalam awal-awal negosiasi kita memahami dan mengetahui sikap dari pihak lain, melalui apa yang disampaikan secara lisan, bahasa gerak tubuh maupun ekspresi wajah. Karena jika sejak awal salah satu pihak ada yang tidak memiliki niat atau keinginan untuk mencapai kesepakatan, maka hal tersebut berarti membuang waktu dan energi kita. Untuk itu perlu dicari jalan lain, seperti misalnya: conciliation, mediation dan arbitration melalui pihak ketiga.
Demikian sekilas mengenai negosiasi, yang tentunya masih banyak hal lain yang tidak bisa dikupas dalam artikel pendek. Yang penting bagi kita selaku praktisi Mandiri, kita harus tahu bahwa negosiasi bukan hal yang asing.
Setiap kita adalah negosiator dan kita melakukannya setiap hari setiap saat. Selain itu negosiasi memerlukan karakter (artinya menggunakan seluruh hati dan pikiran kita), memerlukan penguasaan metoda atau pun teknik-tekniknya dan memerlukan kebiasaan dalam membangun perilaku bernegosiasi yang baik dan benar.